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lunes, 1 de marzo de 2010

A PROGRAMAÇÃO E A GESTÃO MUSEOLÓGICAS E OS SISTEMAS DE QUALIDADE Ana Mercedes Stoffel Fernandes

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A PROGRAMAÇÃO E A GESTÃO MUSEOLÓGICAS E OS SISTEMAS DE QUALIDADE
Ana Mercedes Stoffel Fernandes
Abril 2007
PASSOS DE UMA PROGRAMAÇÃO MUSEOLÓGICA APOIADA PELA QUALIDADE
A Programação Museológica é um elemento fundamental na existência dos museus, sejam
estes fundamentados em colecções, de carácter histórico-social, de comunidade ou de memória e
identidade.
A sua implementação prevê a concretização de três grandes fases:
· Definição/explicitação
· Implementação/gestão
· Avaliação/melhoria contínua.
Em todas as fases da existência dos Museus, os Sistemas de Gestão da Qualidade podem
disponibilizar modelos e ferramentas que, privilegiando o relacionamento transversal entre níveis
hierárquicos, o trabalho em equipa e a visão do utilizador, lhes permitem realizar, com melhor
desempenho, os seus objectivos.
FASE DE DEFINIÇÃO/EXPLICITAÇÃO
O primeiro trabalho do museólogo, perante a criação, renovação ou re-estructuração de
qualquer museu é preparar o Programa museológico, com o envolvimento das pessoas
interessadas no projecto.
1 - Para definir um programa museológico é preciso perguntar:
· O por que da existência do museu
· Para que e a quem serve esse museu
· Quais são os objectivos das pessoas e entidades envolvidas no projecto
A resposta a estas perguntas é a definição da Missão e da Vocação do Museu.
2 - Definida e acordada a Missão e a Vocação do museu, estabelecem-se os objectivos de
longo, médio e curto prazo, assim como os recursos humanos a envolver.
3 - Definidos os objectivos e as metas, tem início à concretização do programa
museológico, através da definição e implementação de diferentes funções ou áreas de trabalho do
museu.
· Funções museológicas de especificidade
· Função social do museu
· Espaço ou território envolvente
· Discurso e comunicação museológicas
· Conteúdos e recursos expográficos e de conservação
· Recursos humanos a serem envolvidos
· Recurso financeiros a utilizar
Quando se trate da construção ou remodelação física do museu, seguir-se-ão as fases de
execução deste projecto. Nesta abordagem, apenas desenvolveremos as acções de implementação
do programa museológico, que dizem respeito ao funcionamento dos museus na sua actividade de
trabalho como tal.
1 - A primeira grande ferramenta de apoio dos Sistemas da Qualidade para dar início
ao trabalho de implementação de um projecto museológico é o MANUAL DA QUALIDADE,
que deve explicitar de forma clara a Missão e a Vocação do museu e descrever todo o
trabalho a desenvolver. Este manual deverá ser realizado por uma equipa transdisciplinar,
bem liderada e envolvendo todos os intervenientes no processo.
2 - Com base na missão e vocação definidas, o MANUAL DA QUALIDADE ajuda a
realizar, em primeiro lugar e de modo organizado, um diagnóstico prévio da situação,
definindo claramente:
· Os principais interesses das pessoas envolvidas
· Os pontos fortes e fracos desde um determinado ponto de partida, no seio da
organização
· As oportunidades e ameaças que se deparam ao projecto do exterior e do interior
· Os recursos humanos e financeiros disponíveis
3 - O Manual da Qualidade garante ainda a estruturação de um Plano Estratégico, que
define as acções de longo prazo (+/-5 anos) e um Plano operacional, que define as acções de
curto e médio prazo (+/- 1 a 2 anos), ajudando também a responder às perguntas:
· Quem somos
· Onde queremos ir
· Como vamos fazer
· Com que recursos vamos trabalhar
· Quem serão as pessoas responsáveis
FASE DE IMPLEMENTAÇÃO/GESTÃO.
O correcto funcionamento no tempo de um museu passa pela existência de um Plano Anual
de trabalho, que corresponda aos objectivos do programa de intervenção social e/ou do programa
científico e de divulgação desse museu e considere os recursos materiais, financeiros e humanos a
envolver. Em função do tipo de museu, estes são alguns dos principais planos que integram uma
programação anual:
· Plano Geral de Actividades
· Plano de organização, funcionamento, conservação e segurança
· Plano de integração no território e de colaboração com a comunidade
· Plano de incorporação, investigação e documentação
· Plano de divulgação cultural, entretenimento e lazer
· Plano de cooperação e integração em rede
· Plano de formação contínua e acção social
Ao Manual da Qualidade pertence ainda o Manual de Procedimentos, que
especificará, por grandes áreas, as principais responsabilidades, as tarefas a realizar e o
modo de as concretizar com as pessoas envolvidas. O Manual de Procedimentos prepara
instruções concretas para cada uma das tarefas definidas nos programas e planos,
apresentando ferramentas de apoio, que facilitam a tomada de decisão e a escolha das
acções para a concretização dos objectivos. As instruções definem ainda as principais
responsabilidades e estabelecem as relações entre as áreas. O Manual de Procedimentos
deve conter, escritas, as instruções de trabalho, a documentação de suporte e as
ferramentas de apoio para cada plano, programa ou tarefa e garantir a sua compreensão e
uso pelos utilizadores.
Principais Procedimentos:
Administrativos - Organização interna e gestão
Técnicos - Equipamentos e conteúdos museológicos
Melhoria - Avaliação e formação
- Análise e resolução de problemas
Principais Ferramentas de apoio à gestão museológica:
Simples: - Instruções de trabalho
- Diagramas e gráficos de análise
Combinadas: - As oito disciplinas
Sem a pretensão de ser exaustivos, explicitam-se a seguir, nos distintos planos e programas
habitualmente existentes nos museus, algumas das principais tarefas a executar e
sugerimos as instruções, a documentação de suporte e as ferramentas que poderão ser
utilizadas e adaptadas aos distintos processos de trabalho.
1 - Plano Geral de Actividades
Neste plano anual, os museus costumam integrar as iniciativas dos restantes planos num
documento geral, que permite a compreensão global, o custo e a abrangência dos trabalhos que se
pretendem executar ao longo de todo o ano.
Para este plano as ferramentas e procedimentos de trabalho mais usadas são:
· Os diagramas de calendarização ou cronogramas
· Os diagramas de orçamentação
· Os diagramas/actas de reunião de trabalho
· Os diagramas de programação de projectos e definição de responsabilidades.
2– Plano de organização, funcionamento, conservação e segurança
Neste Plano são importantes as seguintes acções:
· Programas de gestão administrativa e financeira
· Programas de manutenção de espaços e de equipamentos
· Programas de gestão técnica dos espólios e de restauro
Neste plano os procedimentos e ferramentas técnicas mais usadas são:
· Modelos de gestão contabilística
· Instruções de funcionamento de equipamentos
· Manuais de utilização de sistemas
· Listagem de verificação de execução de tarefas
· Modelos de contratos de assistência e serviços
· Instruções de trabalho
3 – Plano de colaboração com a comunidade
Para este plano as principais acções poderão ser:
· Definição dos programas por zonas ou núcleos de intervenção
· Programação conjunta de actividades de investigação local
· Definição de programas de formação/sensibilização
· Definição de actividades de acção social
Neste plano e, segundo o tipo de museu, os procedimentos e ferramentas de trabalho a
preparar poderão ser:
· Modelos de reuniões de esclarecimento, entrevistas e de definição de interesses
da comunidade
· Questionários temáticos
· Ficheiros de pesquisa
· Sistemas administrativos e informáticos de gestão de informação cultural
4 – Plano de incorporação, investigação e documentação
Neste plano, as principais iniciativas são:
· Programa de incorporações
· Programas de investigação específica por temas ou por espólios
· Programa de recolha de informação junto da comunidade
· Programa de registo e inventário
Para este plano as ferramentas administrativas de trabalho mais usadas são:
· Instruções de gestão de espólios
· Bases de dados de gestão de documentação
· Bases de dados de inventariação / catalogação
· Fichas de pesquisa
· Procedimentos de aquisições
5 – Plano de divulgação cultural, entretenimento e lazer
Alguns dos programas mais importantes são:
· Programas de promoção e/ou actualização das exposições permanentes e de longa
duração
· Programas de exposições temporárias
· Programas de publicações
· Programas de acções de divulgação e marketing
· Programas de conferências, ateliers, visitas guiadas e sessões de sensibilização
Neste plano os procedimentos e ferramentas mais usados são:
· Cronogramas e diagramas de responsabilidades
· Procedimentos de intercambio de informação com o exterior: protocolos e
contratos de cedência
· Procedimentos de contacto com a comunicação social: guiões de escrita
· Procedimentos de comunicação com os públicos: inquéritos, consultas, guiões
de visitas, maletas pedagógicas
6 – Plano de cooperação e integração em rede
Neste plano definem-se as principais acções de integração ou colaboração do museu com
associações, redes ou organizações que se identificam com a vocação e os objectivos do museu
Neste plano as principais ferramentas são:
· Diagramas/actas de reunião
· Modelos de programas de colaboração: protocolos, programas de gestão comum
de espólios
· Procedimentos de intercambio de informação com o exterior: protocolos e
contratos de cedência
7- Plano de formação e acção social
Este plano executa ou promove as acções de formação e sensibilização interna e externa que
respondem ao trabalho de avaliação de desempenho do museu, procurando dar resposta aos
problemas, necessidades e interesses dos processos e dos profissionais do próprio museu e às
necessidades detectadas junto da comunidade, dentro da sua na zona de intervenção.
Neste Plano as ferramentas e procedimentos mais usados poderão ser:
· Calendarizações
· Cadernos de Seguimento das acções
· Programas de melhoria e implementação de acções correctivas
· Dossiers de formação
FASE DE AVALIAÇÃO/MELHORIA CONTÍNUA
Para garantir um bom serviço público e melhorar permanentemente a qualidade dos
processos e dos seus profissionais, o programa de avaliação/melhoria contínua de um museu deve
analisar, com modelos adequados e estatísticas próprias, o desempenho e os resultados dos
esforços de comunicação e intervenção do museu.
Esta fase do funcionamento do museu, que se interliga permanentemente com a gestão,
define o modelo das acções regulares ou pontuais de acompanhamento e análise. A definição
destes modelos, resulta habitualmente da avaliação dos públicos e sua frequência. Mas deveriam
ser encontrados modelos alternativos de análise interna e externa, que lhes permitissem uma
melhor leitura dos resultados, principalmente do ponto de vista qualitativo.
O programa de avaliação só terá sentido quando o resultado das informações obtidas pela
avaliação seja seguido de um programa acções de melhoria e de formação, que garanta a sua
execução que os profissionais envolvidos actualizam e adquirem os conhecimentos necessários ao
desempenho de todas as acções definidas.
Os Sistemas de Gestão da Qualidade aplicada aos museus poderão ajudar a definir
melhor os mecanismos de avaliação objectiva que permitam estas análises, utilizando e
adaptando ainda algumas das ferramentas já desenhadas para outras organizações.
· Diagramas de análise estatístico e de causa-efeito
· Brainstormings
· Questionários de avaliação externos e internos
· Ferramentas de análise e resolução de problemas: as oito disciplinas
QUALIDADE E MUSEUS – UMA PARCERIA INEVITÁVEL
A Programação Museológica é um elemento essencial na organização e funcionamento dos
museus. A importância crescente destas organizações, no desenvolvimento e na afirmação da
identidade cultural e da preservação da memória, exigem uma competência e um conhecimento das
acções a desenvolver cada vez mais apurada.
Em todos os passos que são executados nas diversas fases da programação museológica,
a Qualidade pode ajudar a definir e a desenvolver com maior clareza a vocação e a missão de um
museu e facilitar a execução das funções e dos trabalhos necessários para garantir, com maior
confiança, os resultados que se pretendem atingir.
Numa linha de evolução contínua, baseada nas funções e necessidades dos museus e seus
utilizadores, o desenho dos processos realizado através dos modelos orientadores dos Sistemas de
Gestão da Qualidade, sustentado pela documentação de suporte e pelas ferramentas de apoio
necessárias à boa execução das tarefas, é um contributo fundamental para as boas práticas nos
museus e para o envolvimento activo de todos os intervenientes no processo museológico.
A utilização sistemática pelos museus deste recurso essencial de competência, que já
outros tipos de organizações económicas ou de serviços utilizam regularmente, deposita ainda nas
mãos dos técnicos e profissionais dos museus, elementos de informação e gestão fundamentais
para uma correcta avaliação do seu desempenho e, por consequência, de uma permanente
melhoria da sua acção.
Torna-se fundamental, por isso, com base nas regras ISO e na CAF – Estrutura Comum de
Avaliação, desenvolver os trabalhos de investigação e reflexão activa necessários, para conseguir
criar os modelos de Gestão da Qualidade adequados e aplicáveis aos museus de forma
operacional, apurar e adaptar ferramentas e definir ferramentas novas de carácter específico para
os processos museológicos, de modo a poder contribuir para uma actividade de excelência nos
museus e nas áreas e organizações de carácter cultural semelhantes.