Un capítulo fundamental dentro de la política de colecciones de Museos Estatales lo constituye la normalización de la documentación y de los procedimientos técnicos y administrativos.
Centros de Documentación de Museos
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- EMII (European Museums Information Institute)
http://www.emii.org - ICOM (International Council of Museums): CIDOC (International Committee for Documentation)
http://www.cidoc.icom.org - MDA (Museum Documentation Association)
http://www.mda.org.uk - Museum Computer Network
http://www.mcn.edu/
Documentación
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Las colecciones de los museos estatales(provinciales, autonomicos) están integradas por bienes del Patrimonio Histórico Español que gozan del máximo nivel de protección jurídico-administrativo: son Bienes de Interés Cultural (art. 60.1. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español). Esta circunstancia lleva implícita una gran responsabilidad por parte de las instituciones que son custodias de estos bienes.
Solamente se puede proteger y difundir aquello que se conoce. Aunque un bien quede comprendido en un determinado grupo o categoría por una definición abstracta (como es el caso del Patrimonio Histórico), es necesario que esté registrado individualmente para gozar de los beneficios que la pertenencia a dicho grupo o categoría le otorga.
Por este motivo, es una prioridad básica de la política de colecciones del Ministerio de Cultura alcanzar el objetivo de completar los inventarios de las colecciones de sus museos. Además, es también un objetivo de este plan que los inventarios se puedan convertir en catálogos razonados de los fondos a partir de la investigación, punto de partida para una difusión de calidad de estos bienes culturales.
Departamento técnico de documentación
Los departamentos técnicos de documentación de los museos estatales gestionados por la Subdirección General de Museos Estatales tienen encomendadas las siguientes funciones:
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- Realizar el registro de ingreso de fondos museográficos.
- Organizar el archivo de expedientes de los fondos museográficos y elaborar los instrumentos de recuperación.
- Archivar todo tipo de documentación técnica, gráfica, audiovisual, o en cualquier otro soporte, que genere el Museo.
- La realización y control de los instrumentos precisos para la identificación, localización y recuperación de la documentación de los fondos museográficos, incluida cualquier forma de reproducción de los mismos.
- Coordinar, controlar y suministrar a los órganos rectores y a todos los departamentos del Museo la información necesaria referente a los fondos museográficos, a su bibliografía y documentación, para el mejor desarrollo de sus respectivas funciones.
- Coordinar los repertorios documentales y programas de informatización.
- Organizar y gestionar la biblioteca especializada y archivos documentales del Museo.
- Prestar servicios de consulta y asesoramiento a los profesionales, investigadores y al público en general.
- Colaborar en el programa de investigación de instituciones ajenas al Museo, en el área de su competencia.
Investigación
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La investigación es una de las tareas básicas que deben afrontarse en relación a las colecciones museísticas. Constituye, además, el fundamento del resto de funciones del museo, pues no se puede proteger, conservar ni difundir de manera adecuada el Patrimonio sin conocerlo previamente. La investigación, en suma, permite el desarrollo del resto de las funciones museísticas.
La importancia concedida a la investigación en el marco de los museos está reconocida en la propia legislación sobre la materia: de hecho, la definición de museo que se expresa tanto en la Ley 16/1985 
119 Kb de Patrimonio Histórico Español (artículo 59.3), como en el Real Decreto 620/1987 44 Kb de 10 de abril, del Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos(artículo 2ºb), incluye, entre las funciones de los mismos, “la investigación en el ámbito de sus colecciones o de su especialidad”.
Para que esta premisa legal se traduzca en actuaciones y proyectos concretos, el Ministerio de Cultura, se responsabiliza de dotar a los museos de recursos humanos suficientes, y de los espacios y medios imprescindibles, entre los que se encuentran la biblioteca, archivo, laboratorios y talleres de los museos. Así consigue impulsarse la actividad investigadora del museo en una doble vertiente: como trabajo interno, y como resultado de la colaboración con otras instituciones investigadoras.
Investigación interna
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La investigación es parte inseparable del propio concepto de museo y constituye una tarea intrínseca al carácter de estas instituciones, puesto que está presente, de una manera o de otra, en muchas de las actividades que el personal propio de un museo desarrolla diariamente.
La estrecha implicación que existe entre la investigación y el resto de las funciones de un museo desemboca en el carácter dual de la profesión museística. En efecto, su personal debe ser especialista tanto en la materia o temática del museo (arqueología, bellas artes, etnología...), como en museología y en los conocimientos ligados a su función concreta dentro del mismo.
El propio museo presenta asimismo una dualidad en cuanto a su definición como institución investigadora. Por una parte se le puede considerar un centro de investigación aplicada, en el sentido de que la información que obtiene y custodia tiene una utilidad inmediata para orientar las futuras adquisiciones, exposiciones, y actividades de difusión del museo. Esto no invalida las posibilidades de estas instituciones como centros de investigación de mayor alcance, puesto que el trabajo desarrollado por su personal supera con frecuencia los márgenes delimitados por la colección propia y los objetivos inmediatos de su museo.
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